Een groot evenement organiseren

Product informatie

    Inleiding

    Een groot evenement trekt veel mensen en kan overlast geven. Voor het organiseren heeft u in ieder geval een evenementenvergunning nodig. U vraagt de vergunning(en) aan bij de gemeente.

    Online Aanvraag evenementenvergunning

    Omschrijving

    Een evenement is een gebeurtenis die voor het publiek toegankelijk is. De evenementenvergunning is geregeld in de Algemene Plaatselijke verordening (APV). Wilt u een groot evenement organiseren, zoals een braderie, optocht, feest, festival, popconcert of sportwedstrijd op de openbare weg? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan bij de gemeente. Dit kan alleen in de gemeente waar u het evenement wilt houden. Een klein evenement hoeft u alleen te melden bij de gemeente. Bijvoorbeeld een straatfeest of een barbecue.

    Er is sprake van een klein evenement als:

    • Het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 250 personen*;
    • Het evenement vindt plaats tussen 09:00 uur en 23:00 uur;
    • Geen muziek wordt gespeeld voor 09:00 uur of na 23:00 uur. En op zondag voor 13:00 uur of na 23:00 uur;
    • Het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 70 dB (A) en 83 dB (c) op de gevels van omringende woningen niet wordt overschreden;
    • Het evenement vormt geen belemmering voor het verkeer en hulpdiensten;
    • Slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 50m2 per object en zich hier minder dan 50 personen gelijktijdig in/op verblijven;
    • Er een organisator is; en
    • De organisator ten minste 14 dagen voorafgaand aan het evenement daarvan schriftelijk een melding doet aan de burgemeester.
    • Het geen vechtsportwedstrijden of -gala’s zijn. Dus geen kooigevechten, kickboksevenementen, freefightevenementen en daarmee vergelijkbare activiteiten of al dan niet in wedstrijdverband georganiseerde evenementen waarbij de menselijke waardigheid in het geding is.
    • Het geen evenementen zijn die vallen binnen de categorieën evenementen die door de burgemeester zijn aangewezen

    * Dit aantal heeft betrekking op het gehele evenement en niet per dag. Als het evenement meerdere dagen plaatsvindt, moet het totaal aantal aanwezigen van het evenement, verspreid over meerdere dagen, minder dan 250 zijn. Daarnaast moet aan alle bovenstaande voorwaarden wordt voldaan.

    Als niet is voldaan aan de bovenstaande voorwaarden en er is sprake van een evenement, moet er een evenementenvergunning aangevraagd worden.

    Evenementenplatform Steenbergen

    Evenementenplatform Steenbergen speelt een coördinerende rol bij de opzet van evenementen in de gemeente Steenbergen. U kunt het Evenementenplatform Steenbergen om advies vragen bij de organisatie van uw evenement. De expertise van Evenementenplatform Steenbergen kan de kwaliteit van uw evenement verhogen, want samen met u wordt bekeken hoe u het maximale uit uw evenement haalt.

    Advies en informatie: info@evenementenplatformsteenbergen.nl

     

    Voorwaarden

    • Een melding van een klein evenement moet u uiterlijk doen 14 dagen voor het evenement indienen.
    • Voor een evenement die niet aan de voorwaarden van een klein evenement voldoen, moet u uiterlijk 12 weken voor het evenement een complete vergunningaanvraag indienen.

    Het aanvragen van een evenementenvergunning kunt u digitaal doen. Hiervoor heeft u E-herkenning nodig. Als u een (jaarlijks) terugkerend evenement organiseert, hebben wij voor u de gegevens van uw evenement zoveel mogelijk ingevuld.

    U kunt ook het formulier printen en versturen via de post of afgeven aan onze balie. Dit formulier vindt u onder 'meer informatie'. Bij een papieren aanvraag kunt u geen gebruik maken van een vooringevulde aanvraag.

    Kosten

    • De melding voor een klein evenement is gratis.
    • Een evenementenvergunning kost in 2022: € 328,-. een digitale aanvraag is goedkoper. De kosten bedragen dan €295,-

    Voor sommige activiteiten worden geen kosten in rekening gebracht. Ook kunnen de organisatoren, onder voorwaarden, gratis gebruik maken van de drie digitale informatieborden om het evenement aan te kondigen. Evenementen die hiervoor in aanmerking komen zijn evenementen: 

    • die worden georganiseerd door non-profitorganisaties;
    • die geen winstoogmerk hebben;
    • die het doel hebben om de saamhorigheidsgevoel van een straat, buurt, vereniging of stichting te vergroten;
    • waarbij de activiteiten vooral door vrijwilligers worden gedaan.

     

     

    Let op

    Had u in de periode van 1 januari 2022 tot en met 8 maart 2022 een evenement gepland staan? En mocht het evenement niet doorgaan vanwege coronamaatregelen? U kunt misschien een subsidie aanvragen bij het Rijksinstituut voor Ondernemend Nederland (RvO). Dit kan tot 28 december 17:00 uur op RVO.nl.

    Aanpak

    Zo organiseert u een groot evenement:

    • Vraag op tijd de vergunning aan bij de gemeente.

    De gemeente stemt af met onder anderen de veiligheidsdiensten. Hieruit komen mogelijk extra eisen.

    Organiseert u een groot evenement waarvoor u mogelijk meerdere vergunningen nodig heeft? Neem dan contact op met de gemeente voordat u de vergunning aanvraagt.

    Mogelijk moet u ook een vergunning of ontheffing aanvragen voor bijvoorbeeld:

    • het plaatsen van reclameborden of verwijzingsborden
    • het organiseren van een evenement op zondag of een feestdag
    • het incidenteel organiseren van een festiviteit in uw (horeca)bedrijf
    • het tijdelijk schenken van alcohol
    • het gebruik van wegen en paden bij een wieler- of hardloopwedstrijd
    • het maken van muziek of hard geluid op straat
    • het organiseren van een evenement in of bij een natuurgebied

    Bezwaar en beroep

    De burgemeester kan binnen 5 werkdagen na ontvangst van een melding klein evenement besluiten het organiseren te verbieden indien de openbare orde/veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt. Is dit niet het geval, dan ontvangt u een brief waarin wordt aangegeven dat het klein evenement akkoord is.

    Een beslissing op de aanvraag evenementvergunning kan maximaal 8 weken duren, in sommige gevallen heeft de burgemeester de mogelijkheid om deze termijn nogmaals met maximaal 8 weken te verlengen. Let op: binnen deze termijn kan ook een weigering plaatsvinden. Als het evenement door kan gaan, ontvangt u een brief waarin wordt aangegeven dat de vergunning verleend is. Inwoners hebben de mogelijkheid om binnen 6 weken bezwaar te maken.

    Evenementen die doorgaan vindt u op de kalender van het Evenementenplatform Steenbergen

    U kunt bezwaar maken tegen de beslissing op uw aanvraag. Dit moet binnen 6 weken. Bent u het daarna niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Teken dan beroep aan bij de rechtbank.

    Gegevensverwerking

    Als u een aanvraag of melding doet, heeft de gemeente uw persoonsgegevens nodig. De gemeente behandelt uw persoonsgegevens zorgvuldig. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat hoe de gemeente met uw persoonsgegevens moet omgaan.

    De belangrijkste regels zijn:

    • De persoonsgegevens waar de gemeente om vraagt, zijn nodig voor het afhandelen van uw aanvraag of melding.
    • De gemeente registreert en verwerkt uw gegevens op een veilige, vertrouwelijke en zorgvuldige manier.
    • De gemeente gebruikt uw gegevens alleen voor het verwerken van uw aanvraag of melding (of voor iets wat daar rechtstreeks verband mee heeft).
    • Uw persoonsgegevens blijven niet langer bewaard dan nodig is voor het verwerken van uw aanvraag of melding.
    • Andere organisaties krijgen uw gegevens alleen als dit wettelijk verplicht is.
    • Als u hierom vraagt, dan vertelt de gemeente u waarvoor de gegevens nodig zijn en wat ermee gebeurt.